Ответы на вопросы


В течение какого времени нужно хранить личные дела выпускников профессиональной образовательной организации, студенческие билеты и зачетные книжки?

По данному вопросу в настоящее время следует руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утвержденным Главархивом СССР 15 августа 1988 г.

В соответствии со статьей 499 Перечня личные дела аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ, окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов, хранятся 75 лет минус возраст лица к моменту окончания дела, студентов, отчисленных с 1 - 3 курсов, - 15 лет. Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в Советской Армии, срок хранения исчисляется: 75 лет минус возраст лица к моменту окончания дела; отчисленных с 1 курса - 5 лет.

В состав личных дел входят: заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска.

Студенческие и ученические билеты, зачетные книжки окончивших учебные заведения (ныне – образовательные организации) подлежат хранению в течение пяти лет после окончания обучения (статья 525 Перечня).

Книги (журналы) учета выдачи студенческих билетов, зачетных книжек хранятся 5 лет после сдачи в образовательную организацию (пункт «б» статьи 526 Перечня).

Книги (журналы) регистрации выдачи дипломов, аттестатов хранятся в образовательной организации 75 лет (статья 528 Перечня).

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Управление СПО

Ответ опубликован 04.09.2018