Ответы на вопросы


Как должна осуществляться регистрация документов поступающих в колледж? Какое время нужно хранить заявления и документы лиц, которым отказано в зачислении?

Прием в образовательные организации по образовательным программам проводится на первый курс по личному заявлению граждан (пункт 20 Порядка приема на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования, утв. приказом Минобрнауки России от 23 января 2014 г. № 36, далее - Порядок приема). При подаче заявления (на русском языке) о приеме в образовательные организации граждане Российской Федерации предъявляют: оригинал или ксерокопию документов, удостоверяющих личность, гражданство; оригинал или ксерокопию документа об образовании и (или) документа об образовании и о квалификации; 4 фотографии (пункты 21, 21.1 Порядка приема). Иностранные граждане, лица без гражданства, в том числе соотечественники, проживающие за рубежом, предъявляют документы, указанные в пункте 21.2 Порядка приема.

На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы. При личном представлении документов поступающему выдается соответствующая расписка (пункты 2627 Порядка приема).

В соответствии с частью 2 статьи 30 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 273-ФЗ) в образовательной организации должен быть принят локальный нормативный акт (или акты), регламентирующий порядок оформления возникновения, приостановления и прекращения отношений между образовательной организацией и обучающимися и (или) родителями (законными представителями) несовершеннолетних обучающихся. Если образовательные организации ведут журнал (книгу) регистрации документов, представленных лицами, поступающими на обучение, такой журнал или книга должны быть предусмотрены указанным локальным нормативным актом, а их форма утверждена приказом образовательной организации.

В журнал (книгу) регистрации документов можно внести сведения о лицах, поступающих на обучение, видах представленных документов и их реквизиты, условия обучения (бюджет, договор об образовании), иные необходимые сведения (например, нуждаемость в общежитии). Для регистрации итогов поступления можно предусмотреть графу «Примечание», в которой указать реквизиты приказа о зачислении в образовательную организацию (пункт 43 Порядка приема) либо дату возвращения принятых документов, в том числе на основании заявления поступающего до окончания приема на обучение (пункт 28 Порядка приема). Возможно ведение указанного журнала в электронном виде.

Копии документов лиц, которым отказано в зачислении, в образовательной организации храниться не должны. Это следует из положений части 7 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которой хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Таким образом, обрабатываемые персональные данные поступающих подлежат уничтожению по окончанию осуществления приема с учетом сроков приема документов, включая возможность подачи апелляций.

Прием, перевод, отчисление и восстановление обучающихся

Ответ опубликован 10.04.2018